防止范围蠕变的3种项目管理策略

如果你曾经作为一个自由职业者或在一个机构工作,你可能已经经历过范围蠕变。

在最糟糕的情况下,范围蠕变的影响可以超越单个项目的限制,并影响你的业务作为一个整体。它可以改变排队中的后续工作的时间表,对你的团队的生产力和满意度产生负面影响,并对你的业务盈利能力产生严重影响。

幸运的是,您不必让范围蠕变毁了您的项目工作流程,当它确实显示出它的丑陋头。有了正确的策略,您可以在与客户合作时完全管理和潜在地避免范围蠕变。

您可能还喜欢: 项目预算管理。如何让你的客户满意。

什么是范围蠕变?

范围蠕变通常是指在项目中引入的技术要求的变化,而预算或时间表没有相应的增加。这些变化往往出现微妙和轻微的,但如果不加以控制,可能会导致一个项目运行的时间表或招致意想不到的成本超支,最终影响项目的整体成功。

项目管理中的范围蠕变

谨慎的项目管理是您防止范围蠕变的主要防御措施之一。了解使您的项目更容易受到范围蠕变影响的因素将帮助您在这些问题产生负面影响之前解决它们。在下面的视频中,观看Shopify合作伙伴对减轻他们机构的范围蠕变有什么看法。

在我们进入你可以用来防止范围蠕变的策略之前,了解让你的项目容易受到影响的因素很重要。虽然项目范围增长的原因数不胜数,但以下是一些最常见的原因。

  • 误解项目需求**–这可能是最常被提及的范围爬升的原因,可能来自机构或客户方。如果在工作开始前没有讨论、同意和正确理解项目的具体细节,那么很可能有一方最终会意识到一些重要的功能被忽略了,必须包括在内。

  • 没有明确的反馈流程**–如果你不清楚地概述你与客户接收和实施反馈的流程,你就有可能在整个项目的不同阶段收到过多的修改和补充请求。如果缺乏反馈流程,再加上项目需求定义不明确,情况就会明显恶化。

专注于即时的客户满意度 –当刚开始与新客户合作时,你的努力往往集中在通过任何必要的手段来加强这种关系。这往往意味着你要接受客户向你提出的任何额外要求。虽然这可能确实有助于培养一种积极的关系,但它只能在短期内真正满足他们,特别是当他们意识到它对你的项目最终质量的影响时。当你们过于注重眼前的满意度时,你们中的一方最终会不满意–要么你的客户收到的是低质量的产品,要么你的企业在项目上失去了收入。

  • 镀金 –这是指设计师或开发人员继续对项目进行研究和微调,以至于没有足够的附加值来证明增加的成本是合理的。”这些额外的功能通常不是客户要求的(如上文所讨论的),而是为了超越而完成的。一般来说,镀金最终弊大于利,因为它推高了内部成本,却没有明显的好处。

不可控的外部因素 –让我们面对现实吧,有无数其他你无法控制的因素会影响你的项目范围。这些因素可能包括市场的经济变化、新技术的引进、商业战略的改变,甚至个人的紧急情况。虽然您可能无法避免这些情况的发生,但重要的是您要预测并为其可能性做好准备。

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如何防止范围爬升

现在,您已经对什么会导致范围蠕变有了更好的了解,让我们深入了解一下您可以用来防止项目失控的一些策略。

1. 完成工作范围评估

为了管理项目的范围,你和你的客户必须对成功完成工作所需的工作有一个现实的了解。虽然根据以往的经验很容易对项目范围做出假设,但您应该与客户坐下来,对项目的各个方面进行评估,以避免未来出现问题。

这种评估始于您的初始客户简报。这次会议的目的是收集有关项目需求的信息,这些信息可以用来更好地决定如何分配资源–比如时间、贡献者和成本–目的是改善你的工作流程。你应该询问有关客户的目标、时间表和需求的问题,然后将你的发现编入设计概要。

尽量捕捉他们与项目相关的业务目标的细节。这些信息将帮助你确定哪些功能绝对需要包含在他们的网页设计中,哪些不需要。

在完成简报后,你应该与你的内部团队协商需要多少时间来完成某些任务。在最初的简报之后,邀请成员分享他们的想法,并在与客户分享之前让他们在范围上签字。

在这一点上获得他们的意见将确保你不会为特定任务设定不切实际的最后期限或预算,特别是考虑到他们现有的工作量。另外,他们的专业见解将帮助你确定任何你可能遗漏的设计的必要组成部分。这个过程确实需要时间,但将确保您在定义项目范围时覆盖基础,并从长远来看将为您节省头痛。

需要帮助评估范围吗? 不知道从哪里开始?通过我们的综合指南,学习如何撰写设计简介和项目进度表。

2. 在合同中概述工作范围

在您完成范围评估后,您应该将其以书面形式写入项目合同中。包含这些信息的最常见方式是在工作说明书中。

工作说明书概述了您、您的团队和您的客户商定的项目的每个细节。这通常包括所有的项目组成部分及其相应的里程碑、定价和最终交付日期。重要的是要用简单、明确的语言来撰写工作说明书,以避免客户的任何误解。

在你的工作说明书中,一定要明确说明,任何超出原定范围的工作都将被视为额外的工作,并且要收取高于最初约定的额外费用。如果你决定扩大工作范围,加入这一条款将有助于你避免与客户发生不必要的成本冲突。

虽然在合同中包含工作范围是一个很好的做法,但更重要的是你的客户在签字前真正理解你所定义的内容。花点时间引导他们了解合同的方方面面,以确保他们同意你所建议的范围,以及如果他们推崇额外的功能,他们将面临的影响。这种共同的协议可以帮助保护你免受范围蠕变的影响,因为你和你的客户有一个参考点,如果出现额外的功能要求。

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3. 定义一个与客户的审查过程

审查阶段是范围爬升最常见的地方。在没有确定流程的情况下提交可交付成果时,你可能会听到客户和他们团队的反应,比如:”如果我们增加这个额外的功能,会不会更好?”或者 “我不喜欢这个的感觉,我们改变一下方向吧”。”如果我们增加这个额外的功能会不会更好?” 或者 “我不喜欢这个的感觉,让我们改变方向到其他的东西。”

然后他们就会转向你来实现它。这个过程可以不断重复,直到你完成的项目与你定价的原始工作几乎不相上下。

这似乎是一个极端的范围蠕变的例子,但它比你想象的更常见。当孤立的时候,其中一些附加的东西可能看起来很小,微不足道,但是如果你让你的客户对临时的反馈变得太舒服,项目的规模和成本就会滚雪球。

与其满足客户提出的每一个要求,不如与他们一起确定一个可接受的征求和接受反馈的结构。虽然由此产生的流程可能对每个项目都是独一无二的,但它应该始终为你的客户提供足够的时间来提供充分的反馈,而不至于让你的团队因无休止的修正而负担过重。当定义你的流程结构时,我建议保持简单,并关注以下项目。

  • 迭代的总次数(即三轮修改)。
  • 这些迭代产品的交付日期(即第一个原型将于3月1日交付)。
  • 审查期长度(即客户必须在三天内给出反馈意见)。

即使有了审查流程,你也应该明确表示,如果他们希望时间表和预算保持不变,那么坚持你们商定的原始范围的重要性。传达这个过程的目的是为了发现问题并改进最终产品,而不是完全重塑它。应该明确的是,任何添加到范围中的附加功能都会对你的交付日期和项目的整体成本产生直接影响。

与你的客户进行这种对话,至少可以充分披露如果他们决定推动额外工作所面临的影响。

您可能还喜欢: 成功管理客户的五个步骤。

预防是治疗范围蠕变的最好方法

关于客户工作,你需要接受的一件事是,大多数项目可以而且会发生变化。

无论你做了多少规划,你永远无法准确地预测每一个即将到来的功能请求或项目需求的差距。但是,如果有正确的策略在您身边,范围蠕变将不再是困扰您的项目的东西 – 它将成为您意识到并准备克服的东西。

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