摒弃专业术语如何帮助你实现清晰的沟通?

对电子商务应聘者的口头和书面传输优化很好奇?你很幸运。今天,我们要研究的是如何清晰地划分某项业务的动作要点,具体是在处理演示文稿之间的时候。

如果你看了上面的句子不止一次,脑海中浮现出 “啊?”这个词,那你就明白我的意思了。

几十年来,行话一直在悄悄地进入职场沟通中。无论是像 “协同 “这样的词,还是像 “拉面有利可图 “这样的初创公司专用俚语,或者是被滥用的技术术语,行话都会以牺牲听众的利益为代价来鼓动演讲者。

如果你已经在耸肩思考,”我所在的行业/办公室/企业的人就是这么说话的”,请考虑一下,含糊不清的语言会产生更少的信任。2011年的一项研究发现,使用流行语而不是具体语言的演讲者更经常被认为是在撒谎。

而你需要谁的信任来获得工作、获得报酬和谋生呢?跟我说:客户。

你对客户说话和写信的方式可以让他们感到信任和舒适–或者是困惑和恼怒。

如果你听起来像上面CollegeHumor恶搞的创业公司术语,那么你肯定需要在沟通上下功夫(幸运的是,你来对地方了)。

今天,我们将深入探讨为什么行话对你的业务不利,并为你提供五种方法来清理你的客户沟通。

1. 识别您的受众

行话就是烦人的规则的一个例外是技术术语。在某些情况下,技术术语为理解它们的人提供了简明的描述。

这就使我们在与新客户打交道时的第一步:确定你的受众。

这意味着实际思考你的客户是谁,他们是做什么工作的,以及他们是如何定期沟通的。

作为专业人员,你的工作就是识别并满足他们的需求,对吗?你需要将沟通作为交易的一部分,否则是不专业的。

想想看–你理解并知道这些流行语的意思,但你没有解释它们的含义,而是走了一条捷径(一条只对你有利的捷径)。

为了更多地了解你的客户,做一些研究。

  • 阅读他们的网站,社交媒体账户和博客。这将让你了解他们的沟通方式,他们在商业场景中使用的语气(无论是严肃还是古怪),以及他们作为一家公司的价值。 *弄清楚他们的团队中与你沟通的人是谁。是能够做出决策并对业务有很强把握的人,还是管理关系并向老板汇报的员工?
  • 考虑花几分钟时间闲聊(我知道,在鸡尾酒会上,这让我想把酒洒在自己身上,以便有借口逃跑,但在这种情况下,请将其视为你工作的一部分)。在潜入工作之前花几分钟时间聊天,可以帮助你的客户放心,并让你有时间了解他们的沟通方式。

所有这些侦查不仅仅是为了拥有,而是为了使用。

如果在与客户见面的前15分钟,他们提到自己在电脑方面是最差的,那么对他们吐槽一堆技术术语是没有用的。如果你的客户在Twitter上反映出对产品推广的严肃和无厘头的态度,使用没有具体含义的蓬松的流行语不会给他们留下深刻的印象。

就像镜像某人的肢体语言有助于让他们感到轻松(并使我们处于更好的位置来同情)一样,你应该考虑镜像你的客户沟通的方式。

这并不意味着完全改变你的说话风格,而是努力让你的客户在一个他们可能不熟悉的世界里感到舒适。

**2. 清理你的词汇量

想要清晰地沟通吗?找出你经常使用的具有排斥性质的词汇,并开始从你的词汇(或至少是你的客户词汇)中削减它们。

要删掉它。

  • 避免使用流行语(我最喜欢的是:协同作用)
  • 避免使用缩写词(WIP是什么意思?
  • 避免使用听起来很矫情的词语(当你可以说 “使用 “时,为什么要说 “利用”?
  • 想一想你会如何对朋友或父母(不属于你的业务范围的人)说话。

我并不是提倡你像对待幼儿一样对待你的客户,但我想说的是,你应该停止对客户的了解和理解做出假设。

3. 分解想法

不过,当你在解释一个真正复杂的概念时,会发生什么?你很清楚,我们如何编码、设计、迭代和开发并不是简单的想法或流程来解释。

这就是为什么你需要找到战略性的方法来分解概念,并创建比特大小的想法。

而这不仅仅是为了客户的利益,它还会帮助你避免日后的冲突。例如,在撰写工作范围声明、提案或合同时,你的客户不仅要阅读文件,而且要理解文件,这绝对是至关重要的。

人们经常会因为文件的阅读难度大(其实不必如此)而倾向于草草了事,但几个月后才发现,他们得到的并不是他们所期望的。

你需要把沟通看作是期望管理箱中的另一个工具,这是任何网页设计或开发项目的一个重要方面。

在他的文章《寻找麻烦》中,用户体验总监Orr Shtuhl解释说,你给客户的不仅仅是一个网站。你应该送给他们一个更好的理解网站是如何设计的,如何工作的,以及是什么让他们成功。这是你的工作,因为你具备了创造这种温馨环境的专业知识。

考虑到这一点,当与潜在客户谈论复杂的想法时。

  • 专注于大局。你的客户是否需要了解概念的每一个细节才能了解全局?
  • 提前为客户提取和总结最重要和必要的信息。
  • 把重要的点整理出来,并确保以最有效/最相关的顺序来解释。
  • 避免使用含糊不清的提法。避免使用 “他”、”她”、”那个”、”那里 “等字眼。与其说 “她会帮你做那个,但会在这里工作”,不如说 “Jane会帮你写产品说明,但会在你的办公室工作”。

4. 写对

在写作时(无论是电子邮件、设计简报还是提案),有几个关键的写作技巧需要牢记。

  • 考虑为特别长或复杂的文件写一个大纲。这将从一开始就组织你的想法,并帮助你在需要的地方提供澄清。
  • 用短句子写作。这将迫使你使用简洁的语言。
  • 你需要所有这些额外的单词吗?文件中的每一个字都应该有一个目的。把 “只是 “或 “非常 “这样的词去掉,确保你使用的所有形容词都是需要的(提示:当你只需要一个形容词时,不要使用两个形容词)。 *使用主动语态。没有什么比使用被动语态更能让你写出一个过于复杂的句子。
  • EDIT,EDIT,EDIT。要不要再说一遍?重读你的作品是没有办法的–但从好的方面看,这是改进作品的一个必经之路。
  • 获取反馈。询问同事,或者如果你想更进一步,请非本行业的人审查你的工作。他们可以帮助你识别出你可能忽略的行话,或需要更多工作的概念。

如果Macworld网站认为在他们的苹果用户技术术语词典中分解出数百个复杂的术语是很重要的,那么我的技术头脑的朋友,你没有任何借口。

显然,有一些工具可以帮助你加快你的沟通天才之旅。如果我们不给你指出它们的方向,那我们又是什么样的博客呢?

  • 海明威编辑器通过突出常见的问题,如冗长的句子、复杂的单词和被动语态,来收紧你的写作。
  • Writeful是一款通过对照数据库中的正确语言来检查你的文本,从而提供写作反馈的应用程序。
  • Rough Draft让作者专注于信息而不是文字,在你写作时自动编辑你的初稿,并限制你的能力。

5. 练习,练习,练习

问问任何重视清晰、无行话沟通的资深专业人士,他们会告诉你这并不容易。

即使是作家和记者,他们的工作是向广大群众进行清晰的沟通,起初也会努力寻找正确的策略来驾驭他们的行业。

扎实的写作和沟通就像一块肌肉–它需要被加强,这就是为什么你需要练习。

考虑为博客写技术文章(我们一直在接受投稿,伙计们)。你可以确信一个不熟悉你的工作的编辑会让你通过你的步伐,这是一个以积极的方式参与你的行业的好方法。

迈出更大的一步,报名到当地的高中或大学演讲或授课,或者为你所在领域的新手提供一个研讨会。这些都是让你的企业名称进入当地社区的好方法,它也会迫使你建立易于消化的演讲和教学计划。

此外,你的与会者会有问题,他们的斗争将有助于确定你需要努力和关注的问题。

正如爱因斯坦曾经说过的……

“如果你不能简单地解释它,你就没有足够的理解。”

开始优先考虑如何与潜在客户沟通,并将其作为你开展业务的一部分。

把客户的需求放在第一位体现了你的专业性,并将帮助你加强关系,更不用说你的声誉了。不要轻视行话–学会何时删掉它。

**您认为行话在您的行业中有一席之地吗?请在下面的评论区告诉我们您的想法。

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